オフィスのご移転や開設をご検討されている経営者様・ご担当者様に、オフィス移転・開設の重要なポイントを3つのStepに分けてお伝えしていきます。本記事は「Step3：物件申込～契約手続きまで」になります。
▶「Step1：オフィスの移転・開設を計画する」編はこちら。
▶「Step2：オフィスを内見し、申込物件を決定する」編はこちら。
この記事は約6分で読めます
目次
1.物件申込時のポイント
有力候補の物件を見つけたら、スピード勝負になります。人気物件は複数の企業から申込が重なるケースも珍しくありません。本章で紹介しているポイントを事前に抑え、仲介会社と協力してスピーディーに申込書を提出しましょう。
【交渉事項】
◆賃料減額 ： 総額いくら、もしくは坪単価いくらという形で希望条件を伝えると良いです。
◆初期費用減額： 敷金（保証金）などの減額を希望する場合、総額いくら、もしくは賃料〇か月分という形で希望条件を伝えるようにしましょう。
◆賃料免除期間： フリーレントとも呼ばれますが、契約開始日より〇か月分という形で希望条件をまとめておくと良いと思います。現オフィスと賃料が二重に発生するのを回避するために、フリーレントを承諾してくださる貸主様もおられますが、ビルの規模や貸主によって交渉できない場合もありますので、事前に仲介会社の担当に相談してみましょう。
◆同居会社の有無： 同居会社がいる場合、役員の兼務・資本関係・取引関係を説明し、申込時に貸主様の承諾が必要になります。
◆看板掲出の有無： 窓面看板や壁面看板、置き看板等の要望がある場合は、デザインとサイズ、設置方法を説明すると良いです。
※貸主様の募集条件と申込時の希望条件に乖離がありすぎたり、条件合意後に追加で要望を出したりしてしまうと、貸主様からの心証が悪くなる可能性があります。
事前に仲介会社の営業担当と打ち合わせされることをおすすめします。
【申込時必要書類】
◆会社謄本： 申込時は一般的に写しで問題ありませんが、契約時には原本（発行3ヶ月以内）の提出が必要となります。
◆決算書 ： 主に貸借対照表と損益計算書、販管費明細が必要になるケースが多いです。直近3期分程度必要になることが多いので、時間がかかりそうな会社様は事前に準備しておくと良いでしょう。
◆会社概要： ホームページで代用できるケースが多いですが、実績や取材履歴があればプラス情報として提出する方が良いでしょう。
◆経歴書 ： 社歴の浅い法人様や個人事業主の方、独立開業される方は、代表者様の経歴書の提出を求められる場合があります。
◆その他 ： 家賃保証会社利用の場合は保証会社申込書、新規設立の場合は事業計画書や預金残高がわかるもの、連帯保証人の収入証明 などが必要になることがあります。
2.契約手続時のポイント
【契約書類の案文確認】
申込書を提出後、貸主審査を通過し、条件の合意がとれれば、貸主もしくは管理会社から契約書類の案文（ひな形）が共有されますので、契約内容を確認しましょう。契約書の条文変更はできないケースがほとんどですので、もし要望があれば特約に記載できないか相談してみると良いでしょう。
【重要事項説明】
契約締結前に、宅地建物取引士による契約についての重要事項説明があります。疑問点があれば、質問するようにしましょう。
【契約締結】
契約締結は必要書類の提出と契約書への署名捺印（記名押印）、契約金のご入金が必要なります。契約時必要書類は主に法人登記簿謄本（原本）や法人印鑑証明（原本）、連帯保証人印鑑証明（原本）ですが、物件によりますので仲介会社に確認するようにしましょう。
3.入居準備を進めましょう
物件確定の目途が立ちましたら、入居に向けて各業者の手配や手続きを進めるようにしましょう。
◆内装工事の見積もりやレイアウト作成、業者の手配を進めるようにしましょう。
◆電話工事、ネット通信工事は手配に時間がかかることが多いので、早い段階で取り掛かりましょう。
◆入居工事の際にビル側に工事区分や申請書の有無、進め方を確認するようにしましょう。工事内容によっては、貸主指定会社で行わないといけないケースが多くあります。
例）防災設備、電気工事、空調工事、パーテーション工事など
◆入居後の手続き・申請を各省庁や自治体等に出すようにしましょう。一部手続きについて移転スケジュールに記載しております。
上記の手続きの他、忘れずに現オフィスの解約の手続きも進めるようにしましょう。
4.まとめ
申込時のスピードや条件交渉の仕方によって、貸主の審査結果や回答が変わるケースが多々あります。仲介会社とタッグを組み、よりよい条件で入居できるよう、かつ貸主様と良好な関係で入居できるようにすすめていくことが大切です。
オフィス探しのご相談やご不明な点がございましたらお気軽にお問い合わせください。
