大変なオフィス移転を手軽に成功させるには?

『オフィス移転って、どんなときに検討するものなの?』『オフィス移転を考え始めたけれど、どうしたらいいかわからない……』

そんなお悩みを持っていらっしゃる方に、今回の記事ではオフィス移転のタイミングやスケジュール感についてお話します。基本的な知識を押さえて、大変なオフィス移転を手軽に成功させましょう。

オフィス移転を考えるタイミングって?

普通借家契約の場合、オフィスの契約期間は「2年間」が一般的です。

普通借家契約は正当な理由がない限り更新されるため、賃貸借契約の際に取り決めた更新料(地域によって異なるものの、通常関東圏では新賃料の1ヶ月分)を支払って更新することになります。

そのため、家の引っ越しと同じように、「契約更新までにオフィス移転を検討している」という企業も多いかもしれません。

ただし、最初にオフィスを構えてから間もないスタートアップ企業の場合は、人員増加に伴ってそれよりも早く移転の検討時期がやってくるもの。

オフィスの面積は、従業員1人あたり2〜3坪程度が適正と考えられていることを踏まえて、メンバーが増えて1人あたりの面積が狭くなってきた場合には、より広いオフィスへの移転を検討するのがオススメです。

また、

・より利便性の高い立地に移転して採用面/営業面で効果を上げたい
・よりグレードの高いビルに移転して企業のブランドを高めたい
・内装にこだわったオフィスで、社員の働き方を改善したい

など、より良い環境を求めてオフィス移転を視野に入れる企業もあるでしょう。働き方を改善するためにオフィス移転を考えている場合は、こちらの記事も参考にしてみてくださいね。

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オフィス移転を検討する最適な時期は?

「オフィス移転の繁忙期っていつなんですか?」と、ご質問いただくことがあります。

春先が繁忙期と言われているマンション・アパートの仲介会社と違って、オフィス仲介会社にハッキリとした繁忙期はありません。

ただ、大規模オフィスでは、決算期の関係で3月や9・10月ごろの移転を目指して動いている企業が多い印象です。この時期にあわせて解約をした物件を狙うことで、いい物件が見つかることも?

これに対して、移転に伴う運搬業者さんの繁忙期は春先に集中するため、料金が高くなる傾向や希望日の引っ越しができない場合があります。

より豊富な選択肢から物件を選びたい場合は春か秋に、コストをなるべく抑えて移転をしたい場合は夏ごろにご検討いただくといいかもしれません。ただし、空室状況は都度変化するので、移転の検討を始めた段階でまずはプロに相談してみてくださいね!

オフィス移転準備のスケジュール感

解約予告の提出タイミング

オフィス移転を検討する場合、まず確認したいのが現オフィスの解約予告。解約予告期間は賃貸契約書に必ず記載があるので、確認してみてくださいね。マンションタイプの物件などでは少し短い場合もありますが、通常のオフィス物件では「6ヶ月前」が一般的です。

6ヶ月前の予告が必要な場合には、解約通知を提出した日から6ヶ月後には、物件を借りたときの状態に戻して明け渡せる状態にしておかなくてはいけないということ。内装工事を施している場合は、解約予告を通知する段階で、原状回復工事の発注についても確認しましょう。

もちろん、解約予告を通知してから物件を明け渡すまでは、現オフィスの賃料を支払い続けなければいけません。

この「賃料かぶり」の期間をなるべく短縮するには、現オフィスの賃貸借契約の終了とあわせて移転先のオフィスで業務を開始するための色々な準備が必要なので、まるっとプロに相談することをオススメします!


物件探しから契約までのスケジュール

物件探しから契約までにかかる期間は、オフィスの規模や契約の決定に関わる人によっても異なります。

物件提案→移転担当者が内見→持ち帰って検討→決裁を行う人が再内見……

といったプロセスを踏んでいると、その間に別の企業が契約を進めてしまう場合も!

契約を交わさない限り、洋服のように物件を「取り置きしておく」ということはできないので、できる限りスピード感をもって進めたいところです。

物件探し〜契約までは、余裕をもって1〜3ヶ月程度の期間を見ておくと安心。ただし、なるべく早めの意思決定が必要ということには変わりないので、ご注意ください。

契約後の内装スケジュール

物件の契約後に内装工事をする場合には、数ヶ月単位の期間が必要になります。

簡単なパーテーションや什器備品の納入のみであれば数日程度で済むこともありますが、イチから設計する場合には工事内容に応じた期間がかかるため、それを踏まえて移転のスケジュールを組みましょう。

オフィス移転を成功させるためには?

物件探し〜契約〜内装工事〜引っ越しというプロセスには、最低でも半年程度の期間がかかります。現オフィスの退去と新オフィスの入居についてを同時並行で考えなくてはいけないため、担当するのはとても大変な業務なんです。

トラブルなく進めるためには、何よりなるべく早い段階でプロに相談することが大切です。

あれこれと物件を検索して、気になる物件がまとまった段階で問い合わせて、ひとつひとつ空室状況を確認して…… というやり方よりも、まずは物件提案+オフィス移転の目的やスケジュール感の整理を依頼した方が、スピード感のある移転につながります。

オフィスナビでは、オフィス探しからオフィスの設計・施工までをワンストップで対応しています。手間のかかる手続きはプロにまかせて、手軽なオフィス移転を実現してみませんか?