オフィス移転・開設マニュアル Step1 オフィスの移転・開設を計画する

オフィスのご移転や開設をご検討されている経営者様・ご担当者様に、オフィス移転・開設の重要なポイントを3つのStepに分けてお伝えしていきます。

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目次

  1. 移転・開設の目的の明確化
  2. 現オフィスの契約内容・使用状況の把握
  3. 新オフィスに求める条件の決定
  4. スケジュール作成
  5. まとめ

1.移転・開設の目的の明確化

最初にしっかりと「なぜオフィス移転をするのか」「オフィス移転・開設することで何を達成したいのか」を整理しましょう。目的がしっかりしていると、移転した後にこんなはずではなかったということが少なくなります。

【例】

人員増、テレワーク普及による省スペース化、新拠点開設、分散オフィスの統合、通勤・来客の利便性アップ、コスト削減、企業イメージの向上、オフィス環境の改善、取引先へのアクセス向上、非常時のリスク分散 等

 

2.現オフィスの契約内容・使用状況の把握

現オフィスで把握しておくべきことは、契約内容と使用状況です。下記で詳しくご説明します!

※ご移転ではなく開設の場合は、「3.新オフィスに求める条件の決定」へお進みください。

【契約内容】

現オフィスの契約書を確認しましょう。

◆面積・・・・全体の面積はどのくらいあるのか把握する。オフィスの場合は坪(=約3.3㎡)という単位で表記することが多いです。

◆ランニングコスト・・・・月額の賃料・共益費はいくら払っているのか、総額と坪単価(=1坪あたり賃料)を把握してください。

◆契約期間・・何年間物件を借りられるのか?特に契約満了日を確認しましょう。更新料が発生する物件は、更新時期を迎える前にご移転を済ませるかどうかご検討されるとよいでしょう。

◆契約形態・・普通借家契約と定期借家契約の2種類があります。どちらに該当するか確認しましょう。定期借家契約の場合は、〇年間解約ができない等の縛りがあったり、中途解約違約金が発生する場合がありますので注意が必要です。

◆解約予告・・解約の意思は退去の何か月前までに出す必要があるのか?オフィスの場合一般的には6か月前予告が主流ですが、なかには2~4か月前予告の物件もあります。

 

【使用状況】

従業員の行動を観察したり、ヒアリングして把握するようにしましょう。

◆スペースの過不足・・・執務室や会議室、休憩室の利用率を把握する。足りないスペースの増設や、使用頻度の低いスペースの削減を検討してみましょう。

◆設備/備品・・・複合機などのOA機器の個数や位置、書類等の保管物の量を把握するようにしましょう。ご移転・開設に際して、什器・備品で持っていくもの、廃棄するもの、新規購入するものを検討しましょう。

◆室内環境・・・空調、動線、音漏れを改善した方がいいかどうかを確認するようにしましょう。通信状況の不満点も把握してこの機会に改善すると、新オフィスでの仕事効率が高まります。

 

3.新オフィスに求める条件の決定

「2.現オフィスの契約内容・使用条件の把握」で見たように今のオフィスから、あとどのくらい面積を増減させる必要があるのか、改善を図る必要のある箇所は何かをまとめておきましょう。

社内でオフィス探しのご担当者様が複数いる場合には、条件をまとめることで共通認識にすることができ、仲介会社に物件探しを依頼する際も、お互いの協力体制が引けて全体の工数が減る場合もあります。

また、最初に作っておくと後々の稟議を通す際にスムーズになることがあります。

特に必要なことは、希望条件の中で優先順位をつけることです

希望条件をまとめる表をご準備しているので、ご活用ください。

※クリックするとエクセルデータをダウンロードできます。

 

必要な坪数が良く分からないという方にはレイアウト集が参考になると思います。おおよその目安としては、従業員1人あたり2~3坪程度と言われています。会議室や応接スペースが多い会社の場合は従業員1人あたり3坪を超えることもあります。

レイアウトのサンプル集をご用意しているので、ご参考にしていただければと思います。

 

4.スケジュール作成

オフィス移転はタイミングとスケジュール管理が命です。良い物件と運よく出会えても、退去しなければいけない期限を超えてしまい検討から外れるということはよくあります。事前にいつまでに引っ越しを完了して、いつまでに現物件を明け渡す必要があるのか、猶予はどのくらいあるのかを念頭に入れておきましょう。

内装プランを練る時間も考慮に入れておくと後々慌てることが少なくなると思います。

※クリックするとエクセルデータをダウンロードできます。

 

5.まとめ

オフィス探しは最初のプランニングが肝心です。現在の課題を新しいオフィスでどのように改善するのか具体的に想像してみるといいかもしれませんね!

オフィスナビでは動画で室内をご覧いただけるようにしております!室内イメージの参考にしていただければと思います。VR内覧等もできるので、ご相談ください!